مرخصی کوچک‌ترین درخواست اداری به نظر می‌رسد: کارمند پیام میدهد «فردا نمی‌آیم» و مدیر می‌گوید «باشه». مشکل آخر ماه پیدا میشود. آن «باشه» در هیچ سامانه‌ای ثبت نشده، گزارش تردد آن روز را غیبت نشان میدهد، واحد حقوق نمی‌داند مرخصی باحقوق بوده یا بیحقوق و کارمند فیشی می‌گیرد که با حافظهٔ خودش نمی‌خواند. مدیریت مرخصی کارمندان یعنی همین فاصله را ببندید: هر مرخصی یک درخواست ثبت‌شده، یک تأیید مشخص و یک اثر روشن روی گزارش و حقوق داشته باشد.
در این راهنما انواع مرخصی در قانون کار را مرور می‌کنیم، با یک مثال عددی می‌بینیم مرخصی بیحقوق چطور از فیش کم میشود و در آخر فرایند ثبت و تأیید مرخصی آنلاین را قدم‌به‌قدم بررسی می‌کنیم.
چرا مدیریت مرخصی کارمندان دردسر میشود؟
ریشهٔ بیشتر اختلاف‌ها خود مرخصی نیست؛ پراکندگی اطلاعات دربارهٔ آن است. در سازمانی که مرخصی را با پیام‌رسان، برگهٔ کاغذی یا فایل اکسل مدیریت میکند، این اتفاق‌ها تکرار میشوند:
- مرخصی تأییدشده غیبت ثبت میشود. سامانهٔ تردد از تأیید شفاهی مدیر خبر ندارد و روز مرخصی را غیبت حساب میکند.
- وضعیت حقوقی مبهم می‌ماند. کسی ننوشته مرخصی باحقوق بوده یا بیحقوق، و واحد حقوق آخر ماه حدس می‌زند.
- درخواستها هم‌پوشانی دارند. کارمند برای روزی که قبلاً مرخصی روزانه گرفته، مرخصی ساعتی هم ثبت میکند و همان ساعت دو بار حساب میشود.
- سابقه‌ای برای پیگیری نیست. وقتی کارمند می‌پرسد «امسال چند روز مرخصی گرفته‌ام؟»، پاسخ در ده گفت‌وگوی مختلف پخش است.
هیچ‌کدام از این‌ها مشکل قانونی یا محاسباتی پیچیده نیست. همه از یک جا می‌آیند: درخواست، تأیید و محاسبه در سه جای مختلف انجام میشوند.
انواع مرخصی در قانون کار
پیش از ابزار، باید دسته‌بندی را درست بشناسید؛ چون هر نوع مرخصی قاعدهٔ حقوقی خودش را دارد.
مرخصی استحقاقی سالانه
طبق مادهٔ ۶۴ قانون کار، هر کارگر در سال یک ماه مرخصی با استفاده از مزد دارد. اگر کمتر از یک سال کار کرده باشد، مرخصی به نسبت مدت کار حساب میشود؛ قاعدهٔ رایج حدود دو و نیم روز به‌ازای هر ماه کار است. در کارهای سخت و زیان‌آور، مادهٔ ۶۵ این مدت را به پنج هفته می‌رساند.
مادهٔ ۶۶ یک قید مهم دارد: کارگر حداکثر ۹ روز از مرخصی سالانه را می‌تواند ذخیره کند. یعنی مرخصی استفاده‌نشده بی‌سقف به سال بعد منتقل نمی‌شود و برنامه‌ریزی مرخصی در طول سال به نفع هر دو طرف است.
مرخصی ساعتی
مرخصی ساعتی نوع جداگانه‌ای نیست؛ بخشی از همان مرخصی استحقاقی است که به‌جای روز، به ساعت گرفته میشود. ساعتها جمع میشوند و هر بار که به طول یک روز کاری رسیدند، یک روز از مرخصی سالانه کم میشود. برای همین ثبت دقیق ساعت شروع و پایان آن اهمیت دارد.
مرخصی استعلاجی
مرخصی استعلاجی برای بیماری است و با گواهی پزشک ثبت میشود. نکتهٔ کلیدی برای واحد حقوق این است که در کارگران بیمهشده، غرامت دستمزد روزهای بیماری را سازمان تأمین اجتماعی میپردازد، نه کارفرما. برای همین بیشتر سازمان‌ها روزهای استعلاجی را از طرف خود بدون حقوق ثبت می‌کنند. این روزها غیبت نیستند و از مرخصی استحقاقی هم کم نمی‌شوند.
مرخصی بدون حقوق
مادهٔ ۷۳ به کارگر اجازه میدهد با موافقت کارفرما مرخصی بدون حقوق بگیرد؛ سقف آن در کل مدت کار ۹ ماه است. مرخصی بدون حقوق معمولاً وقتی پیش می‌آید که مرخصی استحقاقی تمام شده یا کارمند به دوره‌ای طولانی‌تر نیاز دارد. روی فیش، این ساعتها کسر میشوند.
مرخصی‌های خاص با حقوق
قانون برای چند رویداد مرخصی با حقوق جداگانه پیش‌بینی کرده است؛ از جمله طبق مادهٔ ۷۱، سه روز برای ازدواج یا فوت همسر، پدر، مادر و فرزند. مرخصی زایمان هم با قانون حمایت از خانواده و جوانی جمعیت به نه ماه رسیده است. این مرخصی‌ها از سهم سالانهٔ کارمند کم نمی‌شوند.
مأموریت: مرخصی نیست
مأموریت گاهی کنار مرخصی ثبت میشود، چون کارمند آن روز در محل کار نیست؛ اما از نظر حقوقی کارکرد است، نه مرخصی. ساعت مأموریت کامل کار حساب میشود و نباید از سهم مرخصی کم شود.
| نوع | پرداخت | از سهم سالانه کم میشود؟ | نکتهٔ ثبت |
|---|---|---|---|
| استحقاقی روزانه | با حقوق | بله | بازهٔ تاریخ |
| مرخصی ساعتی | با حقوق | بله، به نسبت ساعت | ساعت شروع و پایان |
| استعلاجی | معمولاً بدون حقوق از طرف کارفرما | خیر | گواهی پزشک |
| بدون حقوق | بدون حقوق | خیر | موافقت کارفرما |
| ازدواج یا فوت بستگان درجه یک | با حقوق | خیر | سه روز |
| مأموریت | کارکرد کامل | خیر | بازهٔ تاریخ |
این جدول خلاصه‌ای برای آشنایی است. برای موارد خاص، مانند قراردادهای ویژه یا آییننامهٔ داخلی سازمان، متن کامل قانون و نظر ادارهٔ کار مرجع نهایی است.
مرخصی ساعتی چطور به روز تبدیل میشود؟
فرض کنید شیفت سازمان روزی ۷ ساعت و ۲۰ دقیقه است؛ یعنی ۴۴ ساعت در شش روز کاری هفته. کارمندی در یک ماه سه مرخصی ساعتی می‌گیرد:
- دوشنبه: ۲ ساعت برای کار بانکی
- چهارشنبه: ۳ ساعت برای مراجعه به پزشک
- شنبهٔ بعد: ۲ ساعت و ۲۰ دقیقه
جمع این سه مرخصی دقیقاً ۷ ساعت و ۲۰ دقیقه است؛ یعنی یک روز کامل از مرخصی استحقاقی سالانهٔ او کم میشود. اگر یکی از این سه مرخصی جایی ثبت نشده باشد، حساب مانده از همان ماه اول به هم می‌ریزد و آخر سال سر چند ساعت اختلاف پیش می‌آید.
اثر مرخصی روی حقوق: باحقوق یا بیحقوق؟
برای محاسبهٔ حقوق، تنها سؤالی که دربارهٔ هر مرخصی اهمیت دارد این است: باحقوق است یا بیحقوق؟
- مرخصی باحقوق جزو کارکرد حساب میشود. کارمندی که سه روز مرخصی استحقاقی گرفته، همان حقوقی را می‌گیرد که اگر آن سه روز سر کار بود می‌گرفت.
- مرخصی بیحقوق ساعت‌هایی است که کارمند نه کار کرده و نه حقوقش را می‌گیرد؛ این ساعتها از حقوق ماه کسر میشوند.
یک مثال عددی: حقوق و مزایای ماهانهٔ کارمندی ۲۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است و طبق شیفت، ۱۷۶ ساعت کار در ماه از او انتظار می‌رود. ارزش هر ساعت کار مورد انتظار:
۲۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ÷ ۱۷۶ = ۱٬۲۵۰٬۰۰۰ ریال
اگر این کارمند یک روز ۸ ساعته مرخصی بدون حقوق گرفته باشد، کسر آن از فیش:
۸ × ۱٬۲۵۰٬۰۰۰ = ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال
اگر همان روز با حقوق ثبت شود، هیچ کسری ندارد. بنابراین تفاوت یک کلمه در تأیید مرخصی، ده میلیون ریال روی فیش اثر می‌گذارد. به همین دلیل این تصمیم باید صریح و ثبت‌شده باشد، نه حدسی که آخر ماه زده میشود. برای جزئیات بیشتر دربارهٔ اجزای فیش، راهنمای محاسبه حقوق و دستمزد را ببینید.
فرایند استاندارد درخواست مرخصی آنلاین
با هر ابزاری که کار کنید، یک فرایند سالم مرخصی این پنج مرحله را دارد:
- درخواست مکتوب. کارمند نوع مرخصی، تاریخ یا ساعت و در صورت نیاز توضیح را ثبت میکند. پیام شفاهی درخواست حساب نمی‌شود.
- کنترل تداخل. درخواست جدید نباید با مرخصی یا مأموریت قبلی همان کارمند هم‌پوشانی داشته باشد.
- تأیید یا رد مشخص. یک نفر مشخص تصمیم می‌گیرد و اگر رد کرد، دلیلش را می‌نویسد.
- تعیین وضعیت حقوقی. هنگام تأیید روشن میشود مرخصی باحقوق است یا بیحقوق.
- اعمال خودکار. روز مرخصی از غیبت خارج میشود و همان داده بدون رونویسی به محاسبهٔ حقوق می‌رسد.
مرحلهٔ پنجم همان جایی است که اکسل کم می‌آورد: اگر گزارش تردد و فایل مرخصی جدا باشند، کسی باید آن‌ها را دستی با هم تطبیق دهد. دربارهٔ این مشکل در مقالهٔ محاسبه خودکار حقوق از تردد مفصل‌تر نوشته‌ایم.
ثبت و تأیید مرخصی در کادیا
در کادیا مرخصی بخشی از همان سامانهٔ حضور و غیاب است، نه یک فرم جداگانه. مسیر کار این‌طور است:
کارمند از اپ درخواست میدهد. سه نوع درخواست وجود دارد: مرخصی روزانه با بازهٔ تاریخ، مرخصی ساعتی با تاریخ و ساعت شروع و پایان، و مأموریت. برای مرخصی، کارمند باید نوع آن را هم انتخاب کند: استحقاقی یا استعلاجی. نوشتن توضیح اختیاری است.
تداخل از همان اول رد میشود. اگر کارمند برای بازه‌ای که قبلاً مرخصی یا مأموریت در انتظار یا تأییدشده دارد درخواست تازه بفرستد، سامانه آن را نمی‌پذیرد. مرخصی ساعتی داخل روزی که مرخصی روزانه یا مأموریت دارد هم ثبت نمی‌شود، پس هیچ ساعتی دو بار حساب نمی‌شود.
مدیر تأیید یا رد میکند. درخواستها در پنل مدیریت جمع میشوند و مدیر سازمان می‌تواند هنگام تصمیم یادداشت بگذارد. کارمند نتیجه را به‌صورت اعلان در اپ می‌بیند.
وضعیت حقوقی هنگام تأیید تعیین میشود، نه هنگام درخواست. این مهم‌ترین تصمیم طراحی این بخش است. کارمند نمی‌تواند خودش مرخصی را «باحقوق» علامت بزند؛ مدیر هنگام تأیید یکی از دو حالت باحقوق یا بیحقوق را انتخاب میکند. مثلاً می‌تواند استعلاجی را بیحقوق و مرخصی استحقاقی را باحقوق تأیید کند.
گزارش خودش به‌روز میشود. به‌محض تأیید، روزهای مرخصی دوباره محاسبه و از غیبت معاف میشوند، چه باحقوق باشند چه بیحقوق. در گزارش امروز هم وضعیت کارمند «در مرخصی» دیده میشود، نه «غایب».
حقوق همان داده را می‌خواند. اگر از ماژول حقوق و دستمزد کادیا استفاده می‌کنید، دقیقههای مرخصی باحقوق جزو کارکرد حساب میشوند و دقیقههای مرخصی بیحقوق در سطر جداگانه‌ای از فیش کسر میشوند. نرخ این کسر را در تنظیمات حقوق انتخاب می‌کنید: همان نرخ کسر غیبت، ارزش هر ساعت کار مورد انتظار (همان محاسبهٔ مثال بالا) یا یک نرخ ساعتی دستی. ساعت مأموریت هم کامل کارکرد حساب میشود.
محدودیت‌ها را صادقانه بگوییم
ماندهٔ مرخصی سالانه محاسبه نمی‌شود. کادیا مرخصی‌های تأییدشده و دقیقههای باحقوق و بیحقوق هر ماه را ثبت و گزارش میکند، اما سقف یک‌ماههٔ سالانه، ذخیرهٔ ۹ روزه و مانده را حساب نمیکند. اگر پیگیری مانده برایتان مهم است، آن را جداگانه از روی گزارش‌های ماهانه نگه دارید.
دسته‌بندی نوع مرخصی دو گزینه دارد. کارمند هنگام درخواست فقط استحقاقی یا استعلاجی را انتخاب میکند. مرخصی‌های خاص مثل ازدواج یا زایمان دستهٔ جداگانه ندارند؛ آن‌ها را با توضیح درخواست ثبت کنید و هنگام تأیید باحقوق علامت بزنید.
ثبت و اصلاح تردد با مالک سازمان است. تأیید درخواستها و اصلاح ورود و خروج در اختیار مدیر سازمان است و سرپرست‌ها نمی‌توانند به‌جای او تأیید کنند.
چک‌لیست مدیریت مرخصی برای واحد منابع انسانی
- یک آییننامهٔ کوتاه مرخصی بنویسید: چه کسی تأیید میکند، چند روز قبل باید درخواست داد و استعلاجی با چه مدرکی پذیرفته میشود.
- برای هر نوع مرخصی از پیش روشن کنید باحقوق است یا بیحقوق تا تصمیم‌ها یکدست باشند.
- هیچ مرخصی شفاهی را نپذیرید؛ هر مرخصی یک درخواست ثبت‌شده داشته باشد.
- درخواست‌های در انتظار را پیش از بستن ماه تعیین تکلیف کنید تا روی فیش اثر بگذارند.
- نرخ کسر مرخصی بیحقوق را یک بار در تنظیمات حقوق مشخص کنید و وسط سال تغییر ندهید.
- ماندهٔ مرخصی سالانه را هر ماه به‌روز کنید و سقف ذخیرهٔ ۹ روزه را در نظر بگیرید.
- برای مأموریت، درخواست جداگانه ثبت کنید تا با مرخصی قاطی نشود.
جمع‌بندی
مدیریت مرخصی کارمندان با دانستن مواد قانون شروع میشود، اما سختی اصلی در اجراست: هر مرخصی باید در یک جا درخواست شود، یک نفر مشخص آن را تأیید کند و وضعیت باحقوق یا بیحقوق آن روشن باشد. همان داده باید بدون رونویسی به گزارش تردد و فیش حقوقی برسد. وقتی این سه مرحله در یک سامانه انجام شوند، اختلاف آخر ماه سر «من که مرخصی گرفته بودم» از بین می‌رود.
برای شروع:
- امکانات کامل حضور و غیاب را در صفحهٔ نرم‌افزار حضور و غیاب کادیا ببینید
- دربارهٔ اثر شیفت و نوبت‌کاری بر کارکرد، راهنمای شیفت کاری را بخوانید
- اپلیکیشن اندروید کادیا را دانلود کنید یا با تیم کادیا در تماس باشید